Mobiililaitteiden hallinta ja ylläpito eri ympäristöissä

Työelämän toimintaympäristöt muuttuvat nopeammin kuin oppilaitoksien toimintaympäristöt. Oppilaitosten tulisi kuitenkin pystyä tarjoamaan ajankohtaisia ja tulevaisuuteen luotaavia työn tekemisen malleja niin oppilaitoksen arjessa kuin työssäoppimispaikoillakin. Tämä asettaa omia haasteita oppilaitosten IT-palveluille.

Pelkästään laitteiden ostamiseen varatut varat eivät yksinään riitä kattamaan kaikkia mobiililaitteisiin liittyviä kustannuksia. Muita huomioitavia seikkoja ovat dataliittymät, langattomien verkkojen varustelu, tukipalvelut ja laitteiden hallinnointi- sekä ylläpitopalvelut. Oppilaitoksen mobiilistrategiaa suunniteltaessa olisikin otettava huomioon seuraavat seikat:

  • Onko oppilaitoksella langaton verkko?
    • Verkkoon pääsy
    • Avoin verkko vai tunnistautuminen

  • Dataliittymät
  • Käytettävissä olevat resurssit mobiililaitteilla
    • Halutaanko mobiililaitteella tulostaa?
    • Halutaanko mobiilaitteilla pääsyä organisaation tietotyön resursseihin (esim. taloushallintojärjestelmät, verkkolevyasemat, kalenterit ja sähköposti)
    • Opintotietojärjestelmät

  • Käyttötukipalvelut
    • Perehdytys käyttöön
    • Tuki ongelmatilanteessa

  • Laitteiden ylläpitomallin valinta
    • 1:1 -malli (laite henkilökohtainen)
    • Salkkumalli (laitteet synkronointilaukussa)
    • Mobile Device Management (MDM) ratkaisu
    • Hybridi (osa laitteisto IT-hallinnon ylläpidossa ja osa käyttäjien omia)

1:1-malli (jokaisella käyttäjällä oma henkilökohtainen laite)

Tablettitietokonetta käytetään henkilökohtaisena laitteena. Ongelmatilanteessa käyttäjä pystyy paikantamaan, lukitsemaan ja tyhjentämään laitteen verkkosivun kautta, jos hän on määritellyt asetukset mahdollistamaan tämän.

Yleensä käyttäjä ottaa käyttöönsä satunnaisesti sosiaalisessa mediassa tai muualla suositeltuja palveluja. Esimerkiksi verkkolevytallennustilaksi käyttäjällä on valittavissa useita vaihtoehtoja: mm. Dropbox, Skydrive, Google Drive, Sugarsync tai SpiderOak.

Toimintamallin yhteenveto

+ henkilökohtainen laite - sitoutuminen
+ asennusoikeudet
- käyttäjän täytyy tuntea erilaisia palveluja
- ylläpito
- data fyysisesti laitteessa tai hajanaisissa palveluissa

Kustannukset

- verraten kallis malli

Salkkumalli

Salkkumallissa laitteita kuljetetaan luokkahuoneisiin ns. synkronointilaukun kanssa. Tablettitietokoneiden synkronointi, lataaminen ja ylläpito tapahtuu käsityönä kannettavalla tietokoneella (Apple iPad-tablettitietokoneissa iTunes ohjelmalla). Vaikka ylläpitotoimenpiteet tässä toimintamallissa tapahtuvatkin keskitetysti yhden tietokoneen kautta, vie tämä toimintamalli kuitenkin työaikaa erityisesti laitteita tyhjennettäessä ja luovutettaessa seuraavalle käyttäjälle.

Tässä toimintamallissa verkkolevytallennustilaksi valitaan ylläpitäjän toimesta tietty verkkolevytallennustilapalvelu. Yleensä tämä selkiyttää ylläpitoa. Useasti kuitenkin sovellukset “tehokäytössä” alkavat vaatimaan maksua - ilmainen tallennustila ei riitäkään usealle käyttäjälle. Useasti myös sovelluskaupassa olevia sovelluksia joudutaan ostamaan latausseteleillä, jotta kulut saadaan oppilaitoksen kirjanpitoon. Toki myös luottokortilla voi ostaa sovelluskaupasta, mutta tämäkin aiheuttaa työtä muutamien eurojen yksittäisten kulujen tiliöinneissä. Myös tilien henkilökohtaisuus tulee haasteeksi - onko ostettu sovellus oppilaitoksen vai henkilön omaisuutta siinä vaiheessa, kun esimerkiksi työsuhde päättyy?

Mobiililaitteiden hallinnoinnista oppilaitoksen teknologisessa toimintaympäristössä kertoo Jussi Torppa, Jyväskylän ammattiopisto, Pulpetista tabletille-hanke

Toimintamallin yhteenveto

+ itsenäisyys
+ laitteiden henkinen omistajuus käyttäjillä - sitoutuminen
+ asennusoikeudet
- vaatii käsityötä
- henkilökohtaisten tilien käyttö vielä epäselvää
- käyttäjätukipalvelut hajanaisia ja keskittyneet yksiköihin
- isossa mittakaavassa pirstaloituneita, yksikkökohtaisia ratkaisuja

Mobile Device Management -malli

Mobiililaitteiden ylläpitotoimintamallissa (MDM) voidaan laitteita konfiguroida isompia määriä tehokkaammin kuin käsityönä hyödyntäen oppilaitoksen ylläpitopalvelinta. (Lähde: ConfigMgr_DeviceManagement.pdf). Hox! Linkki ei enää toimi.

Organisaation ylläpitämien laitteiden toimintamallissa yleensä otetaan kantaa myös käytettyihin verkkolevypalveluihin. Organisaatio voikin tarjota oman pilvipalvelutilan rakentamalla palvelun joko omalle palvelimelleen tai ostamalla pilvipalvelutilaa palveluntarjoajalta (ns. Private Cloud ratkaisu). Hyvänä puolena tässä toimintamallissa on organisaation tuki ja yhdenmukainen selkeä ratkaisumalli käyttäjien kesken.

Tässä toimintamallissa oppilaitos voi myös halutessaan rajoittaa laitteiden käyttöä painottaen työ- ja opetuskäyttöä: oppilaitos voi asettaa sovelluksille esiasetuksia ja rajata ladattavia sovelluksia.

Toimintamallin yhteenveto

+ yhdessä sovitut sovellukset
+ käyttäjätuki helpompaa yhdenmukaisessa ympäristössä
+ tehokkaampaa työskentelyä yhtenäisillä ohjelmistoilla ja valituilla palveluilla
+ varmuuskopiointi
+ etähallinnointi
- joustavuus
- toimintamalli saattaa hidastaa uusien sovellusten käyttöönottoa

Hybridimalli

Hybridimallissa mahdollistetaan omien laitteiden käyttö ja oppilaitoksen IT-palvelujen tukemat laitteet.

Omat laitteet oppilaitokseen (Bring Your Own Device - BYOD)

Älypuhelinten ja tablettien tulon myötä on alkanut myös uusi suuntaus, jossa ihmiset haluavat tuoda omia käytettävyydeltään tuttuja laitteita oppilaitosverkkoon ja haluavat käyttää niitä työssään. Suuntaus on maailmanlaajuinen, tutustu netissä Gartner: BYOD-program.

Omien laitteiden tuominen oppilaitokseen vaatii langattoman verkon, joten tämän rakentaminen, vahvistaminen ja ylläpito muodostaa kustannuksia. Kustannukset ovat tukikustannuksia, ei ylläpitoon liittyviä. Laitteita ei tunneta, joten tukeakaan ei voida taata 100%sesti.