VALOn hallittu käyttöönotto

JHS 169 sisältää myös yksinkertaisen seitsemän askeleen ohjelman ohjelmistohankinnan prosessiksi:

Askel yksi

Selvitetään, mitä ohjelman pitäisi pystyä tekemään käytännössä. Tämä voidaan tehdä esim. ottamalla verrokiksi tunnettu suljettu ohjelma ja lähteä hakemaan vähintään sen tasoista avoimen lähdekoodin ohjelmaa.

Askel kaksi

Suoritetaan ohjelman koeasennus ja tehdään ohjelmalla samanlaisia tosielämän työtehtäviä kuin tuotantokäytössäkin. Kokemukset kirjataan ja ohjelmiston soveltuvuus arvioidaan. Monista avoimista ohjelmista erityisesti palvelinkäyttöön soveltuvista, on tehty internetissä esittelyversio, jolla käyttöä voi kokeilla. Koeasennuksen yhteydessä käytetään internetissä mahdollisesti saatavilla olevia käyttäjäfoorumeita vastausten ja tuen etsimiseen ja arvioidaan tuloksen laatu. Yritetään etsiä muita ohjelmistoa käyttäviä organisaatioita ja tiedustellaan käyttökokemuksia.

Askel kolme

Arvioidaan tuen tarve ja sen aiheuttamat lisäkustannukset sekä organisaation henkilöstön tarvitsema lisäkoulutus, jos siirrytään käyttämään uutta ohjelmistoa.

Askel neljä

Jos kysymys on palvelinohjelmistosta, selvitetään kannattaako organisaation ylläpitää palvelinta itse vai kannattaako työ ostaa muualta. Sovellusvuokraus ja SaaS-malli (engl. Software as a Service) kannattaa tutkia vaihtoehtoina. Jokin IT-palveluyritys voi myydä ohjelmiston palveluna kiinteään kuukausihintaan huolehtien myös ylläpidollisista töistä.

Askel viisi

Arvioidaan, mitä sellaisia hyötyjä harkittu avoin ohjelmisto tarjoaa, joita suljetut vaihtoehdot eivät voi tarjota. Lisäksi arvioidaan niiden merkitys käytännön toiminnan kannalta.

Askel kuusi

Käytetään immateriaalioikeuden ja ohjelmistolisenssien asiantuntijaa arvioimaan harkittavana olevan ohjelmiston lisenssin vaikutukset tuotteisiin, toimintaan ja liiketoimintaan. Kannattaa muistaa, että toiminnan laajuus voi muuttua ja ohjelmistojen lisensseillä saattaa olla suuri vaikutus siihen, mikä on mahdollista tai taloudellisesti järkevää tulevaisuudessa.

Askel seitsemän

Arvioidaan kokonaisuuden hyödyt, haitat ja kustannukset. Verrataan näitä muihin vaihtoehtoihin ja tehdään päätös tarjouspyynnön sisällöstä. Päätöksen tulee perustua mahdollisimman konkreettisiin faktoihin. Jos paljastuu, että jossakin edeltävässä vaiheessa ei ole otettu kaikkea tarpeellista huomioon, palataan siihen vaiheeseen.