Koulun Unelmista totta

Koulu on vanhastaan ollut paikka, josta edistykselliset asiat ovat levinneet muuhun yhteiskuntaan. Tietotekniikan osalta on kuitenkin käymässä niin, että tekniikan hyödyt otetaan käyttöön myöhemmin kuin muualla yhteiskunnassa. Sen ratkaiseminen vaati uusia toiminta- ja hankintatapoja. Tarvittava teknologia on jo ollut kauan olemassa.

Tarve oman toiminnan kehittämiseen ajoi hakemaan uusia ratkaisuja

Koulutoimenjohtajana pitkään toimineen Antti Röngän toimesta Kauniaisten suomenkielisissä kouluissa totuttiin toimimaan oppimisen ehdoilla. Ei ollut järkevää syytä miksi koulun tietojärjestelmien tulisi olla poikkeus. Vuonna 2006 tilanne koulutoimessa oli se, että käytettävissä oleva raha ei riittänyt kattamaan laitteiden uudistamistarvetta. Ohjelmistot eivät olleet ajan tasalla. Kaupungin tietohallinnon vastuulla ollut tietotekniikan ylläpito takkuili. Vasteajat olivat kuukausia.

Tarve ja halu hyödyntää tietotekniikan mahdollisuuksia oppimisen tukena ja opetuksessa ajoi etsimään ratkaisua. Kouluilta käytiin tutustumassa erilaisiin avoimen ja suljetun lähdekoodin ratkaisuihin. Prosessin aikana kantoja suuntaan ja toiseen esittivät monet ulkopuoliset asiantuntijat. Keväällä 2007 koulutoimi sai poliittisen prosessin jälkeen luvan irtaantua kaupungin tietohallinnosta.

Koska kouluilla itsellään ei ollut riittävää tietoteknistä osaamista, päätettiin osaaminen hankkia palveluna. Avoin lähdekoodi tarjosi siihen hyvät lähtökohdat. Vuonna 2007 valitulla tiellä ollaan edelleenkin ja kehittäminen on saanut suorastaan siivet alleen. Konkreettinen esimerkki on kokonaisen avoimeen teknologiaan perustuvan yhteistyömallin ja ekosysteemin rakentaminen koulun ympärille.

Koko avoin teknologia ja sen ympärillä oleva yhteistyömalli on nimetty Unelmakouluksi. Englanniksi nimi on Dream School. Palveluita pilotoidaan kansallisesti Opetushallituksen rahoituksella. Mukana on vuoden 2013 keväällä 15 koulua eri puolilla Suomea. Ensimmäiset kansainväliset pilotit ovat alkamassa.

Lähtökohtia avoimeen teknologiaan siirtymiselle

Mikään ei oikeastaan muutu, jos tietotekniikkaa ajatellaan historiallisena jatkumona. Kirjat, kynät ja vihkot ovat edelleen kovassa käytössä koulussa, eikä niitä ole tarkoituskaan korvata. Silti koulu ei saisi ummistaa silmänsä siltä maailmalta, jossa oppilaat jo elävät vapaa-ajallaan. Jos uskaltaa opettajan tai huoltajan roolissa heittäytyä bittimaailmaan ennakkoluulottomasti mukaan, niin aikuisen rooli lapsen elämässä vain vahvistuu.

Koulun ydintehtävä on kasvun ja oppimisen tukeminen. Käyttäjälle tärkein tarve on se, että tietotekniikka on helppokäyttöistä ja varmatoimista.

Käyttäjän kannalta IT-palveluiden pitää vastata arjen tarpeisiin. Mikäli ne eivät sitä tee, niin ne ovat itse asiassa vain haitaksi koulun arjen sujuvuudelle. Palveluita pitää toki osata hankkia, mutta hankinnan oppii kyllä, jos on halua.

Kauniaisissa hankinnan tärkeimmät mittarit ovat palvelun laatutaso, ekologisuus ja ekonomisuus. Valtion teknillisen tutkimuskeskuksen kuvaus: http://bit.ly/19fvSoW

Hankitaan palvelua eikä osteta tietotekniikkaa

Kyseessä on tekniikan sijaan hankintamallin muutos: nyt rakennettu malli avoimen lähdekoodin Dream-alustan ympärille tuo markkinoille yleisiä standardeja ja avoimia rajapintoja käyttävän käyttäjätunnistuksen ratkaisun. Dream-alusta tarjoaa yksinkertaisen tavan integroida sovelluksia kokonaisuuteen, koska Dream-alusta sisältää myös avoimesti dokumentoidut rajapintakuvaukset (http://dream.readthedocs.org/en/latest/).

Hankintamalli tarjoaa kaikille kouluille mahdollisuuden olla suorassa vuorovaikutuksessa palveluntarjoajien kanssa ilman turhia välikäsiä. Kyse ei ole pelkästään avoimesta lähdekoodista. Olennaista on ajatus siitä, että integrointialustan lähdekoodi ostetaan, koska näin taataan, että ei olla riippuvaisia yhdestä toimittajasta tai palveluntarjoajasta. Ostaja saa haluamiaan ominaisuuksia ja samalla ratkaistaan IPR-ongelmia julkisen sektorin ja yksityisen sektorin välillä.

Hankintamalli luo uudenlaiset pelisäännöt julkisen sektorin ja yksityisen sektorin välille:

  1. Sopimus on suunniteltu siten, että julkishallinnon ja yritysten välisten kehittämisprojektien IPR- ja julkaisuasiat hoidetaan molempia osapuolia hyödyttävällä tavalla. Tavoitteeena on ollut luoda malli, jolla julkishallinnon tilaaja voi hankkia palveluna sen mitä on tilannut, ja yrityksillä on intressi ja liiketoiminnallinen motivaatio kehittää itse asioita.
  2. Määräysvalta siitä millaisella lisenssillä tehdyt työt julkaistaan ja julkaisemisen ajankohta on yksiselitteisesti tilaajalla. Näin varmistetaan kaikille vapaa jatkokehittäminen, joka on yleensä julkisen rahan käytön ehto.
  3. Teknisestä toteutuksesta IPR:t jätetään yritykselle. Tällöin yrityksille jää velvollisuus ylläpitää avoimen lähdekoodin projektia. Yleensä yritysten rahoittajat (TEKES ja vastaavat) vaativat, että IPR:t ovat yrityksellä, jotta tuki myönnetään jatkokehittämiseen.

Sopimusjärjestely

Sopimuksessa ei ole sen rikkomisesta erikseen sanktioita. Mikäli tilaaja ei ole tyytyväinen, on sopimuksen irtisanomisaika 3 kuukautta. Malli on ostajalle paljon helpompi kuin sanktioiden valvonta ja ehdoista sopiminen. Käytännössä sanktioiden lisäys maksetaan vain korkeampina ylläpitomaksuina (oma arvio: kymmen- tai satakertaisena).

Sopimus kannustaa yhdessä kehittämiseen ja koska se on SaaS-tyyppinen (vaikkakin avoimen lähdekoodin ympärille rakennettu), niin se kannustaa yritystä pitämään ympäristön kunnossa ja luomaan ominaisuuksia, joita asiakas ei välttämättä ole maksanut.

Esimerkki: Kauniaisten perusopetuksen Unelmakoulualustaan on järjestelmän toimittaneen Haltu Oy:n toimesta tehty tuotekehitystä ja otettu käyttöön arviolta 60000€ arvosta toiminnallisuuksia joulukuun 2012 avoimen lähdekoodin projektin julkaisun jälkeen.

Kustannusvaikutuksista

Palveluiden hankintamalli:

Kun hankintamallin käytännön kivijalka, pilvipalvelualusta on otettu käyttöön ja siten mahdollistettu joustavampi hankintatapa ja palveluiden käyttöönotto, Kauniaisten koulutoimi saa samalla investoinnilla arviolta kymmenen kertaa niin paljon palveluita kuin aikaisemmalla hankintatavalla. Epäsuoria säästöjä syntyy myös hallinnon vapautuneina työaikasäästöinä, joka on voitu ohjata kehittämiseen.

Palveluiden ylläpito:

Mikäli palvelinten käyttöaste on korkea, ei omassa omistuksessa olevien palvelinten korvaaminen virtuaalisilla näytä sellaisenaan tuovan säästöä tai lisäkuluja. Virtuaalipalvelimien osalta maksetaan vain käytetystä kapasiteetista, jolloin säästöä syntyy, mikäli palvelinten käyttöaste on alhainen. Koulujen osalta palveluiden kesäaikainen käyttö on tästä yksi esimerkki. Kauniaisten suomenkielisessä koulutoimessa on palvelinten käyttöaste ollut jo entuudestaan korkea, joten suoraa säästöä tästä ei ole syntynyt.

Siirtyminen pilvipalvelualustaan on Kauniaisten suomenkielisen koulutoimen osalta mahdollistanut palveluiden määrän kaksinkertaistamisen, ylläpitokulujen pysyessä samana. Samaan aikaan palvelininvestoinnit ovat jääneet kokonaan pois.

Työnohjaukseen käytettävä aika on vähentynyt ja teknisten henkilöiden työaikasäästö on erittäin merkittävä, kun automatisoitujen toimintojen myötä työaikaa ei tarvitse käyttää fyysisten palvelinten ylläpitämiseen ja varmistuksiin. Näin Kauniaisten suomenkielisessä koulutoimessa on rajallisia resursseja kyetty satsaamaan palveluiden kehittämiseen, jotta ne vastaisivat entistä paremmin käyttäjien tarpeita.

Lisätietoja: http://coss.fi/2013/04/16/avoin-teknologia-tarjoaa-koulujen-kipeasti-kaipaamaa-joustoa-hankintamalleihin/

Tulokset:

Palvelinkeskeisen toteutuksen suurin hyöty on, että työasemapalveluiden investointitarve puolittuu.

Käytännön työn kannalta olennaisinta on, että mitään ohjelmistoasennuksia ei tarvita. Riittää, että käytössä on selain ja internet. Sen lisäksi tekniikalla on mahdollista saavuttaa ihan uusia hyötyjä. Kaikki pystyvät osallistumaan saman työn tekemiseen omilta koneiltaan. Työt pysyvät pilvipalvelimella tallessa. Enää ei tule vanhaa "koira söi tehtävät" -ongelmaa.

Kauniaisten hankintamallin soveltaminen edellyttää, että koulutoimessa on tarpeeksi tietoteknistä, hankinta- ja sopimusosaamista. Koulutoimilla tulisi olla aikaa, halua sekä kunnan tarjoama mahdollisuus toteuttaa tietotekniikkapalveluiden hankinta tarpeitaan vastaavasti.