Suuri muutos tietotekniikkaan kuntien yhteishankintana

Etelä-Savossa sijaitsevien Joroisten ja Juvan kuntien koulutoimi yhdistettiin vuonna 2011, jolloin kunnat uudistivat koulujensa tietotekniikan. Kolmantena yhteistyökuntana oli Rantasalmi, joka oli jo viiden vuoden ajan hankkinut koulutietotekniikan ylläpidon yritykseltä. Joroisissa ja Juvalla on yhteensä noin 12 000 asukasta ja 17 koulua. Hankinta koski kaikkia peruskouluja ja kummankin kunnan lukiota.

Joroisten ja Juvan koulujen käytössä oli vanhentuneita ja sekalaisia tietokoneita. Huolellisen valmistelun jälkeen koulujen tietokoneiden ohjelmistot ja tukikäytännöt vaihtuivat, useimmissa kouluissa vaihdettiin käyttöön samalla uudet tietokoneet oheislaitteineen.

Aluksi koulujen tietokoneet olivat hyvin sekalaisia ja suurelta osin vanhentuneita. Laitteita oli hankittu pieninä erinä, niitä oli saatu lahjoituksena ja kierrätetty kouluille kuntien muista toiminnoista. Projektoreita ja dokumenttikameroita oli hyvin vähän.

Nyt koulujen laitteiden ylläpito ja käyttötuki ostetaan Opinsys Oy:ltä ja ohjelmistot ovat avoimesti lisensoituja. Muutos on ollut suuri ja ongelmiakin on ollut, mutta lopputulokseen ollaan Joroisten koulutoimen johdossa ja kouluilla tyytyväisiä.

Huolellinen valmistelu

Kolmen kunnan ryhmästä Rantasalmella oli siirrytty Linux-järjestelmään ja sitä vastaavaan toimintatapaan jo vuonna 2006. Joroisten ja Juvan hankevalmistelussa käytettiin Rantasalmella kertyneitä kokemuksia. Hanketta valmistellut työryhmä teki 2-3 tutustumismatkaa kauempanakin sijainneisiin kuntiin, jotka ostavat koulujen tietotekniikkapalveluita yritykseltä.

Koulutoimenjohtaja Kari Tolonen painottaa hyvän valmistelevan työryhmän merkitystä suuressa hankkeessa. Kahden kunnan kaikkia kouluja koskenut hankinta oli suuri hanke rahallisesti ja se vaikutti noin 1200 oppilaan ja 200 henkilöstöön kuuluvan työskentelyyn. Järjestelmään kuului käyttöönoton jälkeen 355 tietokonetta.

Suunnitteluun ja valmisteluun käytettiin kokonainen lukuvuosi. Valmistelutyöryhmään kuulumattomatkin rehtorit osallistuivat hankkeeseen kuulemistilaisuuksissa. Kaikille opettajille annettiin ennakkotietoa koulutuspäivän yhteydessä. Valmistelutyöryhmän vetäjä valmisteli hanketta esittelijänä molempien kuntien lautakunnille ja kunnanhallituksille.

Hankinta

Hankinnan valmistelijat arvioivat, että järjestelmän ja sen laitteet voi toteuttaa tavallisia tietokoneita pitkäikäisemmiksi. Tutustumismatkojen perusteella arvioitiin koneiden kestävän noin kaksi kertaa tavanomaista pidempään käytössä. Sen vuoksi palvelujakso päätettiin kilpailuttaa kuudeksi vuodeksi.

Tarjouspyynnön mukaan tarjottava järjestelmä sai pohjautua ”avoimeen lähdekoodiin tai ns. kaupalliseen käyttöjärjestelmäympäristöön”. Valittavan järjestelmän piti toimia hyväksytysti testikäytössä.

Tarjousten jättöaika päättyi 14.3.2011 ja tarjoukset saatiin kolmelta toimittajalta.

Koulujen uudet tietokoneet ostettiin Kuntahankinnat Oy:ltä ja järjestelmän toteutus- ja ylläpitopalvelu Opinsys Oy:ltä.

Yllätyksiä ennen toteutusta

Eräiden Juvan koulujen sisäisten tiedonsiirtoverkkojen kunto osoittautui oletettua heikommaksi. Niiden uudistaminen tuli hankkeeseen suunniteltujen töiden lisäksi. Yhden koulun ATK-luokkien kalusteet uusittiin samassa yhteydessä. Näistä aiheutui 90 000 euron budjetoimaton kustannus.

Koulujen tietoliikenneyhteydet ulkomaailmaan aiheuttivat myös vaivaa. Välimatkat ovat alueella usein varsin pitkät ja valmiit tiedonsiirtoväylät olivat osin puutteellisia. Tämä oli aiheuttanut ongelmia jo ennen hanketta. Samassa yhteydessä yhteyskapasiteettia pahimpiin paikkoihin nostettiin ja selvitettiin muutamia välejä vaivanneita häiriöitä.

Ongelmiin johti osin puutteellinen lähtötilanteen kartoitus. Selvitysvaiheessa oli käytettävissä kuntien omia työntekijöitä, jotka eivät havainneet kaikkia ongelmia. Ongelmat ilmenivät vasta toimittajan kartoituksessa ennen toteutussuunnitelman vahvistamista.

Juvan kunnan johto joutui lisäämään hankkeen rahoitusta näiden korjauskustannusten verran. Tämän käsittely oli hankkeen kiusallisimpia osia, koska rahoja jouduttiin lisäämään kahteen kertaan.

Ensivaikutelma Linuxista

Järjestelmä otettiin käyttöön syyslukukauden 2011 alkaessa. Kaikki opettajat koulutettiin uuden järjestelmän käyttöön ja tukijärjestelyt esiteltiin ensimmäisinä päivinä.

Muutamissa kouluissa aloitus viivästyi muutamilla viikoilla. Näin tapahtui Juvan koulussa, jossa uusittiin kalusteita ja tietokonepöydät saapuivat vasta koulun alettua.

Joroisissa alku sujui kivuttomammin. Erään koulun opettaja oli toiminut osa-aikaisena lähitukena jo ennen hanketta, hän jatkoi samassa tehtävässä. Opettajat ja TVT-vastaavat suhtautuivat Kari Tolosen mukaan asiaan positiivisesti.

Juvalla ei oltu yhtä tyytyväisiä. Joillakin kouluilla oli laiteongelmia, opettajatietokoneiden projektoreiden asetukset eivät olleet kunnossa. Näiden selvittäminen ja muu tuki hidastuivat, koska kunta luopui hankkeen yhteydessä koulujen päätoimisesta ATK-lähitukihenkilöstä.

Toimintatavan muutoksen mittakaava vaikutti tuen tarpeeseen. Joroisissa tilastoitiin tukitapauksia vain puolet Juvan määrästä. Tähän vaikuttivat Juvan projektoreiden ongelmat ja siellä olleen lähitukihenkilön irtisanominen. Tuen tarve laski kuitenkin nopeasti normaalille tasolle. Ensimmäisten kolmen tai neljän kuukauden aikana oli yhtä paljon tukitapauksia kuin koko seuraavana vuonna.

Lopputulos

Tyytyväisyys lisääntyi Tolosen mukaan pian, kun tilanne ja tukikäytännöt vakiintuivat. Kaikki opettajat koulutettiin järjestelmän perusteisiin ja tukijärjestelyihin.

Kouluilla ollaan oltu tyytyväisiä siihen, että tietokoneet ovat uusia ja ne toimivat. Opettajien tietokoneilla voi käyttää esitystekniikoita, joita ei aiemmin ollut.

Tolosen mukaan TVT-vastaavien ja muiden innostuneiden opettajien innostunut asenne ratkaisi onnistumisen. Valmistelutyöryhmän jäsenet ja muut osallistuneet tutustuivat vaihtoehtoihin ja valittuun toimintamalliin riittävän hyvin jo ennakolta. Valinta näytti sen jälkeen varmalta ja turvalliselta.

Jatkoa varten tehdään TVT-strategiaa. Kouluille on hankittu opettajille iPad-taulutietokoneet. Niiden roolia tietokoneiden rinnalla kokeillaan parhaillaan. Niiden hankinta on herättänyt keskustelua, koska se oli oma hankkeensa, jota ei koordinoitu tietokonehankinnan kanssa.