Osallistavat kehitys- ja käyttöönottoprojektit

Tietotekniikka osaksi opetusta ja opetusta - strategiasta toteutukseen

Opetustoimen ja tietohallinnon yhteistoiminta kuntoon

Tietohallinnon organisoinnilla tarkoitetaan tässä sitä, miten tietotekniikan hyödyntäminen on organisoitu osana kunnan ja opetustoimen toimintaa ja sen kehittämistä. Tietohallinnon alueeseen kuuluvia tehtäviä tehdään organisointimallista riippuen kunnan opetustoimessa ja kunnan tietohallinto-organisaatiossa tai niitä voidaan teettää ja ostaa palveluna sisäiseltä palvelutuottajalta tai ulkopuoliselta yritykseltä. Organisointi on osa kunnan koko tietohallinnon organisointia.

Hyvä tietohallinto tukee opetustoimea tuottamalla opetustoimen tarvitsemat ratkaisut kustannustehokkaasti. Lisäksi hyvä tietohallinto tuo opetustoimen käyttöön ideoita ja ratkaisuja ja toimintamalleja, kuten pelilliset opetuskokonaisuudet tai etäopetus. Hyvä yhteistyö saadaan aikaan tiiviillä opetustoimen ja tietohallinnon yhteistyöllä riippumatta siitä, onko tietohallinto organisoitu keskitetysti tai hajautetusti.

Opetustoimen strategia tarvitaan ohjaamaan toimintaa. Kuntien opetustoimet tekevät strategiatyönsä kovin vaihtelevasti. Aikaisemmin Opetushallitus edellytti opetustoimilta voimassaolevan strategian olemassaoloa, mutta tätä vaatimusta ei enää ole. Strategiatyö tulee saada eläväksi osaksi opetustoimen johtamista. Strategiatyön tuloksena kaikki tietävät, mikä on toiminnan tarkoitus ja tavoitteet, mihin arvoihin toiminta perustuu ja millä tavoin tuloksia mitataan. Strategiatyön tuloksena syntyy kuvaus opetustoimen tavoitetilasta ydin-, tuki- ja hallintoprosesseineen. Myös tietotekniikan johtaminen on osa opetustoimen johtamista ja se on otettava mukaan opetustoimen johdon asialistalle. Johdon tehtävä on päättää, mihin tietotekniikkaa käytetään ja miten tietotekniikka ja sen mahdollisuudet hyödynnetään osana toiminnan kehittämistä. Strategiatyön tuloksena syntyy myös kuvaus opetustoimen tietojenkäsittelyn kokonaisrakenteesta, eli arkkitehtuuri: tietojärjestelmäkartta, tietovarastot ja valitut standardit. Arkkitehtuurin tulee perustua avoimiin rajapintoihin yhteensopivuuden takaamiseksi eri järjestelmien ja kuntien kesken. Kehittämisohjelman avulla toiminnan kehittäminen sovitaan ja resursoidaan osana vuosisuunnittelua strategiassa asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi.

Kunnan tietohallintostrategiassa kuvataan, miten toimintaa tukeva tietohallinto organisoidaan osana kunnan toimintaa: miten IT -strategia laaditaan osana strategiatyötä, miten tietotekniikkapalvelut tuotetaan tai hankitaan, otetaan käyttöön ja miten niiden tuki on järjestetty. Parhaimmillaan toiminnan ja tietohallinnon strategiat ja tehtävät integroituvat saumattomasti toisiinsa.

Opetustoimen ja tietohallinnon strategioiden integroituminen

Opetustoimen ja tietohallinnon strategioiden integroituminen (Koskinen 2010)

Se päättää joka maksaa. Opetustoimi vastaa toiminnasta, sen kustannuksista ja sen tuloksista. Opetustoimella tulee myös olla sanavalta miten toiminta mm tietojenkäsittely järjestetään. Tilaaja-tuottajamalli rajapintoineen antaa yksinkertaisen keinon mitata ja johtaa tietotekniikan ja palvelujen laatua ja kustannuksia sekä tekee mahdolliseksi erilaiset hankintavaihtoehdot. Tilaaja-tuottajamallissa tietotekniikan hankintaprosessissa opetustoimella on kokonaisvastuu siitä, että tietotekniikka hyödyntää toimintaa. Opetustoimi vastaa ratkaisujen vaatimusmäärittelystä ja käyttöönotosta ja tietotekniikan hyödyntämisestä - on tavoitteena sitten tehokkaampi toiminta tai paremmat oppimistulokset. Hankintabudjeteissa tulee varautua paitsi teknologian ostoon niin myös sellaisten palvelujen hankkimiseen, joilla varmistetaan strategian onnistunut jalkautus ja toiminnan kehittämisen tuloksellisuus.

Tuoreen tutkimuksen mukaan suomalaisissa kunnissa on käytössä lukuisia erilaisia tapoja organisoida opetustoimen tietohallinto ja järjestää tietotekniikkahankinnat ja muut tietohallinnon prosessit (OPTEK 2010, Pekkola, https://wiki.helsinki.fi/download/attachments/35241728/TVTvaliraporttiFinal290110b.pdf). Pekkolan mukaan hankitut tietotekniikkaratkaisut tukevat usein huonosti toimintaa eli opetusta ja oppimista ja opetustoimen hallintoa. Käyttäjäorganisaation eli tässä tapauksessa opetustoimen osallistumisella hankinnan tarvemäärittelyyn ja ratkaisujen käyttöönottoon on selvä korrelaatio hankinnan onnistumiselle, eli sille, että ratkaisu koetaan käyttötarkoitukseen sopivaksi ja se saadaan hyötykäyttöön. Usein on käynyt niin, että tietohallinto on tuonut ratkaisuja käyttäjiä kuulematta ja ne ovat hyödyttöminä laatikoissa odottamassa käyttöönottoa tai vajaakäytössä. Esimerkiksi kalliita älytauluja käytetään edelleen kuten liitutauluja.

Rehtori muutoksen moottorina

Muutos lähtee liikkeelle johdosta, avainasemassa on opetustoimen johto ja rehtorit. Rehtori koulunsa toimitusjohtajana on avainasemassa muutoksen aikaansaamiseksi. Rehtorin tehtävänä on luoda muutokselle otollinen maaperä ja saada aikaan yhteinen tahtotila ja halu muutokseen ja toiminnan kehittämiseen. Rehtori rakentaa yhdessä avainhenkilöiden kanssa vision, joka on helposti viestittävissä ja jota lähtee organisaationsa kanssa toteuttamaan. Toteutus palastellaan saavutettavissa oleviin tavoitteisiin ja tavoitteiden saavuttamista ja onnistumista juhlitaan näkyvästi ja kuuluvasti. Muutos saadaan aikaan riittävällä resurssoinnilla – tärkeitä asioita ei voi jättää tehtäväksi opettajien omalla ajalla.

Kuntapäättäjät vastaavat kuntalaisille mihin investoinnit suunnataan ja minkä tasoisia palveluja verorahoilla tuotetaan ja miten niitä kehitetään.

Kaikki eivät ole yhtä innokkaita muutokseen, jotkut vastustavat. Rehtori kannustaa opettajia hyödyntämään tietotekniikkaa osana opetusta ja oppimista – myös opettajat ovat oppijoita. Tietotekniikka osana opetusta ja oppimista kuuluu olennaiseksi osaksi opetussuunnitelman perusteita ja koulukohtaisia opetussuunnitelmia. Siellä missä yhteinen toimintatapa on edellytys mielekkäälle toiminnalle, rehtori edellyttää, että jokainen on mukana ja toimii yhteisellä tavalla. Rehtori osallistaa muutokseen kaikki henkilöt ja antaa kaikille tasapuolisen mahdollisuuden osallistua toiminnan kehittämiseen. Joukosta löytyy luovuus. Oikeudenmukainen osallistaminen on avainkeino muutoksen hyväksymiselle. Rehtori ymmärtää, että tietotekniikka koulun toiminnan järjestämisessä ei ole itseisarvo, vaan keino osana toiminnan kehittämisestä. (OPTEK 2011, Kankaanranta ym.,https://ktl.jyu.fi/julkaisut/julkaisuluettelo/julkaisut/2011/d094). Kuvassa on kuvattu tekijöitä, joiden avulla muutos saadaan aikaan.

Muutoksen kehä ja hyvä kierre (Koskinen 2008)

Muutoksen kehä ja hyvä kierre (Koskinen 2008)

Tietohallinto matkalla tietokoneiden ostosta ratkaisujen ja hyötyjen hankintaan

Tietotekniikka ja sen hyödyntäminen on yksi osa rehtorin ja koulutoimen johdon työkalupakkia ja ammattiosaamista. Tietotekniikka ei ole vain kustannustekijä, vaan keskeinen osa opetustoimen visiota ja missiota. Parhaat tulokset saadaan aikaan, kun opetustoimen johto tekee tiivistä yhteistyötä tietohallinnon kanssa. Suurtuotannon etuja on syytä etsiä kuntatason ratkaisuilla, siellä missä tarpeet ovat toimialariippumattomia kuten tietoliikenteessä ja muussa perusinfrastruktuurissa. Sen sijaan opetustoimen tarpeissa tarvitaan opetustoimen ratkaisuja. Hyvä yhteistyö opetustoimen ja sitä tukevan tietohallinnon kanssa johtaa kuvan 3 tilanteeseen, jossa tietohallinto tuottaa sellaisia ratkaisuja, joita opetustoimi tarvitsee. Lisäksi tietohallinto tuo opetustoimeen kokonaan uusia toimintamalleja, joita tietotekniikka mahdollistaa.

Toiminnan ja tietohallinnon hyvä synergia

Toiminnan ja tietohallinnon hyvä synergia (Koskinen 2010)

Raha on hyvä konsultti auttamaan kuntapäättäjiä päätöksenteossa

Kuntapäättäjien tulee vaatia läpinäkyvyyttä kustannuksiin ja selkeitä laskelmia: mitä opetustoimen tietotekniikka maksaa ja mitä rahalla saa. Tekemällä vertailuja muihin kuntiin opitaan parhaita käytäntöjä ja voidaan kehittää toimintaa kustannustehokkaasti. Monet kunnat ovat teknologia- ja toimittajaloukuissa suljettujen järjestelmiensä vuoksi ja muutos maksaa. Korkeiden siirtokustannusten vuoksi toimittajat voivat pitää hinnat keinotekoisen korkealla. Usein lisenssimaksut ovat piilossa palvelujen hinnassa ja vertailu on vaikeaa (OPTEK 2011, Pekkola & Wideroos, https://ktl.jyu.fi/julkaisut/julkaisuluettelo/julkaisut/2011/d094). Toimintaa on kuitenkin mahdotonta johtaa ja kehittää, jos kustannukset ja niiden kehittyminen eivät ole tiedossa.

Kuntien opetustoimella on tyypillisesti suuri määrä työasemia ja siten keskitetyn tietohallinnon jyvittämät kustannukset ovat usein suuret suhteessa saatuihin palveluihin. Opetustoimilla ei ole mahdollisuutta valita ja kilpailuttaa, vaikka periaatteen tulisi olla "maksaja päättää". Ammattitaitoinen opetustoimi tietää mitä tarvitsee ja osaa määrittellä tarpeensa, ammattitaitoinen tietotekniikkatoimittaja tarjoaa tarpeeseen sopivan ratkaisun kustannustehokkaasti. Tarjoaja voi olla kunnan oma tietotekniikkatoimittaja tai ulkopuolinen toimittaja sen mukaan miten kunta on tietohallintonsa organisoinut.